个人任务管理

如果让你为你的一天做一个计划表，你会怎么做呢？每个人的答案都不一样，但归根到底做计划表这种事情只有两种模式，一种是以任务为导向，另一种是以时间为导向。

什么叫做以任务为导向呢？把你今天要做的事情都一一列下来，把这些任务在今天结束前完成即可。而以时间为导向，最典型的就是我们上学时的课程表，9:30到10:30这个时间段要上心理学原理，11：00到12:00上实验心理学。（随便举个例子，我真实的课表不是如此）

以时间为导向往往适用于那些规律性和强制性强的事情。规律性强的事情例如说，你每天早上七点起床晨跑半个小时，这种日复一日的习惯。强制性强的事情例如说，9:30你就要去教室里上心理学原理这门课，你想要提前或者推后一些时间是不行的。

相较于时间导向，任务导向的管理方式弹性、灵活性和自主性更强，因此对于个人而言，我推荐以任务导向为主、时间导向为辅的管理方式。

首先，你需要列出来那些具备规律性和强制性的事情。例如早起晨跑、每日三餐、固定时间的健身、准时的课程、上床睡觉等等，然后为这些事情确定具体的时间段。

要注意的是，这些时间段一旦确立后，除非有十分重大紧急的事情要去做，否则不要轻易挪用，可以在初期的时候不断摸索调整，但安排妥帖后就不要乱改动了，这是为了养成好习惯。

把上面的时间抛开后，剩余的时间就是你自己真正可以自由支配的时间了，对于这些时间，我们要采取任务导向的方式安排。

准备一个清单，记录你要做的事情，这些事情包括：每日任务（从长远来看高回报的事情）、近期任务（近期内要解决的事情）、突发任务（一些突然要去处理的任务或琐事）。

接着我们要对这些任务进行排序了，参照任务的重要性和紧急程度两个因素进行排序。排序越优先的事情，越要放在黄金时间段处理。

每天给自己安排多少任务合适呢？这取决于你做事情的效率和可自由支配时间的多少，但要注意的一点是，不要把任务安排得妥妥当当，你要保证预计每天完成任务后都会余下一小段时间。这段时间是预留的缓冲时间。

如果我们把任务安排得太紧张，一旦出现意外或者精力不足以完成所有的任务，我们就不得不加班加点赶工或者推到明天，这会影响正常的休息或者打乱以后的安排，第二天精力不足，任务又变多了，又要往后推，长期如此，我们会陷入负循环的陷阱当中。

其次，这段时间是用来“取悦”自己的，人不是不知疲倦的机器，也不能像时钟那样精准，学习工作、完成任务不仅会消耗我们的精力，同时也会消耗我们的心理能量，积攒我们的疲劳和负面情绪。这段时间就是让自己开心愉悦一下，是对自己完成任务后的小小嘉奖，让自己获得心理上的满足感。

有时候我们为了完成某个重要的目标，而持续性地压榨剥削自己，到最后心理上就会反弹，这也是很多人为什么报复性熬夜和间歇性堕落的原因之一。

制定任务要以结果为导向，并遵循SMART原则（之前我写的文章也都提到过，今天具体来说一说）。

S：Specific，目标必须是具体的

具体的意思是要细化，例如说你想要学英语，那么你制定的任务就不能是“好好学习英语”，而应该具体到“背四级单词”、“读精选英文文摘”、“做英语卷子”等等。

我们在开始制定任务目标的时候，可以大一些，例如“赚一个亿”，但是仅此不够，接下来要把任务不断地拆分，不断地细化。怎样才赚“一个亿”呢，我可能需要开一家公司，开公司需要做些什么呢？我需要启动资金、招募员工、公司规划等等。接着再不断拆解子任务。

要把任务细化到可以实操落地的行为的层面。M：Measurable，目标必须是可以衡量的

可以衡量的意思是做到量化和成果化。

“我每天要背单词”这个任务就不如“我每天要背一个小时的单词”，因为它没有做到量化，没有量化就很难掌控，“我每天要背一个小时的单词”就不如“我每天要背会100个单词”。背会100个单词，这是切切实实的成果和收获，而背一个小时的任务可能只是浮于表面，边玩边背一个小时也算是完成任务了，但实际成效却可能不尽人意。

量化和成果化的另一个好处是便于掌握总体进度。假如我的任务是背会英语四级5000次，那么我每天计划背100个，那每完成一天的任务总体进度就前进了1/50。掌握进度之后才方便我们进行适时地调整。

A：Attainable，目标必须是可以达到的

制定的任务必须是可以达成（在能力边界之内）或者稍微努力可以达成（略微超出能力边界）。

我们可以制定很大的目标，但是具体实操的小任务一定要具备可行性。如果自己暂时做不到，可以考虑请能够做到的人来做。

R：Relevant，目标必须和其他目标具有相关性

子任务和子任务之间，子任务和上层任务之间一定要具备相关性，我们完成的子目标一定要有助于上层目标的实现。

假如说销售员想要提升自己的销售业绩，那么他可以练习口才，可以提升外在形象，可以多花时间和客户联络感情，可以学习人际心理学，但是他如果跑去学习唱歌、学习绘画之类的技能就没有什么作用了。

T：Time-based，目标必须具有明确的截止期限

ddl是第一生产力，这句话虽然有些戏谑的成分在里面，但是也反映了一些人“能拖就拖”、“拖到最后”的拖延心理，如果不制定截止期限，那么这个任务可能永远也完成不了了。另外一方面，从团队合作的角度来说，制定截止日期，也是为了协调整个团队，保证总体任务可以顺利进行下去。

一般来说，截止期限要精确到分钟。

同时，我建议如果任务的截止日期是别人设定的，那么最好在任务的ddl到达之前提前的一段时间完成，最好不要掐点。这是为了避免出意外，同样是为了留下弹性空间。提前完成出了漏子还有弥补的可能，掐点完成之后发现错误就只能悔不当初了。来自我身边一些同学的血泪经验。

除了以日为单位，更长远的任务可能是以周、月或者是年度为单位的任务，这些任务往往是处于更上层次的任务。对于这些长期任务，我们需要做的一是在任务开始前设立总规划、拆解成不同层次的任务，二是随着任务的开展，进行阶段性的复盘，具体复盘的方法可以看我之前的复盘思维一文。

任务管理的工具只需要纸笔就可以了，毕竟用完即扔。电子类工具，可以用印象笔记、滴答清单、团队任务管理可以用Worktile。